Data- og Privatlivspolitik

LGBT+ Danmark er herefter også nævnt som ”LGBT+ Ungdom”, ”vi”, ”vores”, ”organisationen”, ”arbejdspladsen”, ”arbejdsgiver” og ”foreningen”. 

INDLEDNING 

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling. 

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål ud fra foreningens legitime interesser, efter kontrakt / aftale eller ud fra samtykke. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller når vedkommende vi holder oplysninger om, beder os om det. 

Først kommer vi med en definition på personoplysninger, og hvad vi mener, når vi skriver hhv. almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger. Derefter inkluderer vi en indholdsfortegnelse med beskrivelser af data- og privatlivspolitikkens yderligere punker. 

Definition på personoplysninger

Ifølge EU’s definition fra persondataforordningen (GDPR), så er persondata (el. personoplysninger): “Enhver information, der kan relateres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person“. Det vil sige, at persondata er alle de informationer, der kan bruges til at bestemme og identificere en person. Det kan være navn, adresse, telefonnummer, oplysninger om helbred, seksualitet, alder, mv. Det kan sågar være data som ikke direkte omhandler en bestemt person, fx et id-nummer, et medlemsnummer eller andre koder, som indirekte peger på et bestemt individ.  

I Danmark skelner vi mellem almindelige persondata, følsomme persondata og fortrolige oplysninger. Du kan se definitionerne af de tre på datatilsynets hjemmeside her. Ligegyldigt hvilke persondata der håndteres, er det vigtigt, at det gøres på en sikker og respektfuld måde. Denne data- og privatlivspolitik har til formål at gøre det gennemsigtigt, hvordan LGBT+ Danmark arbejder med behandling af persondata. 

VI ER ANSVAARLIGE FOR BEHANDLING AF PERSONDATA 

LGBT+ Danmark er dataansvarlig, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. 

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er: 

Kontaktperson: Anne Harrit via IT@lgbt.dk
Forening: LGBT+ Danmark (og LGBT+ Ungdom)
Adresse: Vestergade 18E, 2. sal, 1456, København K. 
CVR: 23072513
Mail: lgbt@lgbt.dk
Hjemmeside: www.lgbt.dk  

BEHANDLING AF PERSONDATA 

Følgende afsnit er opdelt i mindre punkter, så vi med sikkerhed dækker alle kategorier af personer, organisationen indsamler personoplysninger om. I indholdsfortegnelsen kan det ses i hvilken rækkefølge kategorierne nævnes i dette afsnit. Under hvert af punkterne er der yderligere tre underpunkter hvor 1) omhandler vores formål med indsamlingen, 2) omhandler vores hjemmel for indsamlingen og 3) omhandler sletning af data for den specifikke gruppe. 

A. Oplysninger om medlemmer

Vi definerer medlemmer som personer, der indbetaler et årligt eller halvårligt kontingent svarende til foreningens medlemskontingentsatser. Vi behandler følgende om medlemmer: 

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, muligvis fødselsdato 
  • Andre oplysninger om medlemmets relation til foreningen: Indmeldelsesdato 
A.1 Vores formål med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent baseret ud fra alder og sende nyhedsbrev 
  • At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem 
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven 
  • At kunne levere varer og ydelser medlemmet har bestilt  
  • At administrere medlemmets relation til foreningen 
A.2 Vi behandler kun personoplysninger om medlemmer ud fra legitime interesser, som er:
  • At håndtere medlemmets medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter  
  • At medlemmet kan opfylde sine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.  
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter, som er målrettet vores medlemmer og medlemmers interesser 
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen  
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
A.3 Vi sletter oplysninger om medlemmer efter følgende retningslinjer:
  • Vi sletter oplysninger om medlemmet senest et halvt år efter medlemskabet er ophørt 
  • Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi for foreningen 
  • Vi opbevarer materialer, som er relevante i forhold til revision, fx indbetalinger i op til 5 år efter revisionens afslutning, også selvom vedkommende ikke er medlem i foreningen længere  
  • Vi opbevarer situationsbilleder, hvor medlemmet kan indgå på, så længe de har historisk værdi for foreninge
B. Oplysninger om frivillige:

Vi definerer frivillige som personer, der varetager arbejde i eller for foreningen frivilligt og uden betaling. Vi behandler følgende oplysninger om frivillige: 

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og mailadresse 
  • Andre almindelige personoplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen: Pronomen, tilknyttede frivilligaktivitet(er), frivilligrolle(r), fødselsdato, kontaktoplysning på selvvalgt nærmeste pårørende (såfremt den frivillige ønsker dette), startdato som frivillig, evt. slutdato som frivillig, underskrift i forbindelse med frivilligkontrakt, evt. bankkontooplysninger i forbindelse med udlæg, muligvis billedmateriale fra arrangementer mv.  
  • Fortrolige personoplysninger: CPR-numre og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest), såfremt den frivillige er involveret i aktiviteter med personer under 15 år. CPR-numre i forbindelse med kørselsgodtgørelse 
B.1 Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
  • At kunne koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen  
  • At have overblik over og kunne udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling  
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)  
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende  
  • At administrere den frivilliges relation til foreningen  
  • At kunne kontakte pårørende, hvis den frivillige kommer til skade eller på anden vis har brug for hjælp fra den pårørende 
  • Beskyttelse af foreningen (drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation) samt kontrol af den frivilliges brug af mail system og e-mails, hvis den frivillige har en mail i foreningens domæne @lgbt.dk, herunder i forbindelse med interne undersøgelser ved overvågning eller gennemgang af e-mails, meddelelser, brug af internettet eller organisationens systemer, i det omfang dette er tilladt i henhold til gældende re
B.2 Vi behandler personoplysninger om medlemmer ud fra følgende hjemmel:
  • For at vi kan opfylde aftalerne med den frivillige, som er indgået i vedkommendes frivilligaftale, er det nødvendigt at: 
  • Sikre den frivilliges mulighed for hjælp i det frivillige arbejde 
  • de foreningen og den frivillige overholder aftaler som fremgår af frivilligaftalen 
  • Den frivillige er sikret garanti for hjælp fra foreningens sekretariat, hvis der opstår uenigheder i frivilliggruppen 
  • Den frivillige og foreningen overholder foreningens fælles adfærdskodeks 
  • Loven stiller krav om, at vi behandler disse oplysninger: 
  • Der er et lovmæssigt krav om indhentning af børneattest, såfremt den frivillige laver arbejde med unge under 15 år 
  • Der er krav om at oplysninger, som er relevante i forhold til revision (fx udlæg), gemmes og kan behandles i op til 5 år efter revisionen 
B.3 Vi sletter oplysninger om frivillige efter følgende retningslinjer:
  • Vi sletter kontaktoplysninger om frivillige senest et halvt år efter, at frivilligkontrakten ophører 
  • Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) om frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi for foreningen 
  • Vi opbevarer situationsbilleder fra konkrete arrangementer og aktiviteter, så længe det har historisk værdi for foreningen 
  • Vi opbevarer materialer, som er relevante i forhold til revision, fx udlæg, i 5 år efter revisionens afslutning, også selvom vedkommende ikke er frivillig i foreningen længere 
C. Oplysninger om ansatte

Vi definerer ansatte, som personer der modtager betaling for at arbejde for eller i foreningen, eller som en del af et af organisationens projekter. 

Om ansatte i foreninger har vi mange forskelligartede oplysninger, hvoraf der både er almindelige persondata, følsomme persondata, fortrolige persondata, og andre data som handler om ansættelsesforhold mv. Derfor er sektionen 3 delt anderledes op end de andre punkter. Vi behandler følgende oplysninger om ansatte: 

  • Oplysninger vedrørende medarbejderen: Stillingsbetegnelse, kontaktoplysninger (privat) (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, fødselsdato, bankoplysninger, CPR-nummer, kontaktoplysninger på nærmeste pårørende (hvis medarbejderen selv oplyser dem), oplysninger anført i ansøgninger og CV’er (tidligere ansættelser, uddannelsesmæssig baggrund, faglige kvalifikationer, sproglige og andre relevante kompetencer) samt kopi af dokumentation for tidligere ansættelsesforhold. 
  • Oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet: Kontaktoplysninger (arbejde) (adresse, telefonnummer og e-mailadresse), aftalt arbejdstid (fuldtid, deltid mv.), lønoplysninger (herunder oplysninger om henholdsvis løn/timeplan/aftalt løn, fradrag, medarbejderordninger), oplysninger om medarbejderudviklingssamtaler, fraværsoplysninger (herunder fraværsdato og -type), type af ansættelse, start- og slutdato for ansættelsesforholdet, jobtitel, dato for ophør af ansættelse/kontrakt, årsag til ophør, oplysninger om evt. afskedigelse eller bortvisning, sidste arbejdsdag, status (aktiv/inaktiv), årsag til evt. jobændring og dato for ændring samt dato for indtræden i medarbejderordning 
  • Visse yderligere oplysninger om følsomme personoplysninger: Sådanne oplysninger kan indhentes, hvis det er nødvendigt og tilladt i henhold til gældende ret. Det kan fx dreje sig om dokumenter, som kræves iht. den nationale lovgivning, oplysninger om helbredsforhold eller handicap, oplysninger om barsel/adoption eller oplysninger om evt. strafbare forhold, mv. 
C.1 Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansatte (herefter også ’medarbejderen’) er:
  • At kunne udbetale ansattes løn og overholde relevant lovgivning i forbindelse med ansættelsesforholdet ift. SKAT og andre institutioner. Herunder administration af pligtig lønindeholdelse, feriepenge, indbetaling til pension eller opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser iht. gældende ret, love og regler 
  • At kunne evaluere den ansattes adfærd og præstation i forbindelse med dennes virke i foreningen, herunder medarbejderudviklingssamtaler, uddannelse, udvikling og lønforhandling 
  • At kunne udforme og evaluere uddannelsesforløb og onboarding af medarbejderen 
  • At kunne administrere organisationens kommunikation eksternt fx i forbindelse med kontaktoplysninger på hjemmesiden eller videregivelse af arbejdsmail i relevante sammenhænge med den ansattes virke i foreningen 
  • At kunne dokumentere foreningens udvikling gennem tiden for tidligere, nuværende og eventuelt kommende medarbejdere 
  • Til opfyldelse af kontraktlige og juridiske forpligtelser. Overholdelse af for eksempel lovgivningen om barsels- og forældreorlov, arbejdstider, lovgivning om helbredsforhold, sikkerhed på arbejdspladsen, skatteregler, krav om medarbejderinddragelse samt andre ansættelsesretlige love og regler, som organisationen er underlagt i forbindelse med driften af vores organisationen 
  • Beskyttelse af organisationen (drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation) samt kontrol af medarbejdernes brug af internettet og e-mails, herunder i forbindelse med interne undersøgelser ved overvågning eller gennemgang af e-mails, meddelelser, brug af internettet eller virksomhedens systemer, i det omfang dette er tilladt iht. gældende ret 
  • At kunne administrere fratrædelsesforløbet for medarbejdere, der opsiges eller selv opsiger deres stilling 
C.2 Vi behandler personoplysninger om ansatte ud fra følgende hjemmel:
  • Overholdelse af kontrakt. For at vi kan overholde kontrakten med den ansatte, skal vi kunne udbetale den løn, der er beskrevet ifølge kontrakten. Vi skal også kunne følge op på medarbejderens udvikling for at sikre, at kontrakten opfyldes fra både vedkommendes og fra foreningens side 
  • Retslige forpligtelser med hensyn til ansættelsesforholdet. Der er forskellige retslige forpligtelser til, at vi kan behandle medarbejderens personoplysninger, fx ift. indhentning af børneattest, lovgivningen om barsels- og forældreorlov, arbejdstider, lovgivning om helbredsforhold, sikkerhed på arbejdspladsen, skatteregler, krav om medarbejderinddragelse samt andre ansættelsesretlige love og regler, som organisationen er underlagt i forbindelse med driften af vores organisation. Der er også krav om at oplysninger, som er relevante i forhold til revision (fx udlæg), gemmes og kan behandles i op til 5 år efter revisionen 
  • Det er nødvendigt for foreningens virke at kunne kontakte medarbejdere inden for arbejdstiden, hvorfor almindelige kontaktoplysninger, som er ud over arbejdsmail og arbejdstelefonnummer, også er indhentet 
C.3 Vi sletter oplysninger om ansatte efter følgende retningslinjer:
  • Personalemapper og generelt HR materiale, fx ansættelseskontrakter, advarsler, notater om ansøgninger fra ansatte medarbejdere, oplysninger om fagforening mv., slettes senest 5 år efter ansættelsesforholdets ophør 
  • Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg mv., opbevares i 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår. Oplysningerne slettes umiddelbart herefter 
  • Ansøgninger og CV’er om afviste ansøgere slettes tidligst 2 måneder efter afslag og senest 6 måneder efter afslag med henblik på at kunne give en fair chance til ansøgere for at klage. Såfremt en klage måtte modtages opbevares ansøgninger og CV’er, indtil klagen er behandlet, også selvom det må overskride først nævnte tidsfrist 
  • Øvrige personoplysninger (fx dokumenter på vedkommendes arbejdscomputer, mv.), der ikke er tilknyttet vedkommendes personalemappervil slettes hurtigst muligt efter fratrædelse, medmindre konkrete grunde taler for længere periode, som fx overgivelse af opgaver til en anden medarbejder, sikring af vigtige oplysninger på partnere, mv. 
  • Oplysninger om medarbejdere på internettet og intranettet slettes hurtigst muligt efter fratrædelse, medmindre konkrete grunde taler for længere periode 
  • Fratrådte medarbejderes e-mail konti lukkes for adgang hurtigst muligt efter fratrædelse, men slettes senest 12 måneder efter fratrædelse med henblik på at sikre partnere, vigtige dokumenter og korrespondance 
D. Oplysninger om brugere

Vi definerer brugere som enhver person, der kommer i foreningens lokaler eller deltager på foreningens online platforme via Microsoft. Brugere er derudover personer, som deltager til arrangementer helt eller delvist afholdt af LGBT+ Danmark, hvor end dette finder sted.  

Oplysninger om brugere af sociale tilbud samles ikke generelt. Det er vigtigt, at man som LGBT+ person kan komme i vores forening uden at skulle afgive personoplysninger. Det kan ske, at der er situationer, hvor det er relevant for os at indsamle følgende oplysninger, fx ved tilmelding til arrangementer, ved oprettelse af mailingliste i et specifikt tilbud mv. Nedenstående er altså ikke en general indsamling for alle der kommer som brugere af sociale tilbud i vores forening, men er gældende ved en specifik social gruppes indsamling af persondata til en eller flere af specifikke formål nævnt i D.2. Vi indsamler følgende oplysninger om brugere: 

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, mailadresse, telefonnummer. Derudover kan der være indsamling af pronomen og alder 
D.1 Formålene med at behandle oplysninger om foreningens brugere er:
  • At sikre, at brugeren kan modtage oplysninger om det sociale tilbud vedkommende har opgivet sine kontaktoplysninger til 
  • At sikre, at vi kan komme i kontakt med brugeren efter arrangementets afslutning for opfølgning og kvalitetssikring af initiativet efter aftale 
  • At sikre, at vi kan komme i kontakt med brugeren ved aflysning af et arrangement, der kræver tilmelding 
  • At kunne lave statistik over antal deltagere ved arrangement, nogle gange fordelt på alder og/eller pronomen 
D.2 Vi behandler personoplysninger om brugere af foreningens tilbud ud fra følgende hjemmel

Efter aftale med brugeren af et socialt tilbud for: 

  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter, som er målrettet vores brugere og deres interesser, samt invitere til disse 

Ud fra organisationens legitime interesser, som er: 

  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen. Der skal dog lægges vægt på, at mange af vores aktiviteter er uden billeder for at beskytte de deltagende. 
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 
D.3 Vi sletter oplysninger om brugere efter følgende retningslinjer:
  • Vi sletter brugerens oplysninger hurtigst muligt og senest en måned efter arrangementets slutning med henblik på at kunne kvalitetssikre vores arrangement og kunne imødekomme eventuelle spørgsmål og klager brugere måtte have til et konkret arrangement, medmindre vedkommende har bedt om og givet samtykke til, at det sociale tilbud må kontakte brugeren med tilbud om deltagelse ved gruppens kommende arrangementer 
  • Hvis der er givet samtykke til opbevaring af brugerens kontaktoplysninger vil vedkommende modtage mails om arrangementer fra den pågældende gruppe, deltageren har meldt sig hos, indtil vedkommende frabeder sig det. Oplysninger vil blive slette hurtigst muligt herefter 
E. Oplysninger om LGBT+ bibliotekets lånere

Vi definerer bibliotekslånere som personer, der låner bøger i vores LGBT+ bibliotek på Vestergade 18E, 1456 i København K. Alle kan benytte sig af biblioteket, både medlemmer af LGBT+ Danmark og ikke-medlemmer, dog tillades hjemlån af bøger kun for medlemmer, og det er kun i forbindelse med hjemlån, at personoplysninger registreres. Vi behandler følgende oplysninger om LGBT+ bibliotekets lånere: 

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, mailadresse, telefonnummer 
     
E.1 Formålene med at behandle oplysninger om LGBT+ bibliotekets lånere er:
  • At sikre at medlemmerne af LGBT+ Danmark kan låne bøger som et integreret og vederlagsfrit tilbud i deres medlemskab af foreningen, uden betaling og afdrag, så længe vedkommende er medlem af foreningen 
  • At sikre at bogen kommer tilbage til biblioteket 
  • Mulighed for at kunne kontakte låner, hvis denne ikke leverer bogen tilbage
E.2 Vi behandler kun personoplysninger om brugere af foreningens tilbud ud fra en aftale med låneren:
  • Da låner skriftligt beder om lån af bogen, anser vi dette som en aftale med låner. For hver bog, som udlånes, udfylder låneren en låneseddel, hvor det fremgår at lånetiden er 1 måned. Lånesedlen opbevares i biblioteket.
E.3 Vi sletter oplysninger om brugere efter følgende retningslinjer:
  • Når bogen er returneret slettes oplysninger ang. låner og bogudlånet hurtigst muligt
F. Oplysninger om deltagere i TRANSIT forløb:

Vi definerer deltagere i TRANSIT som personer, der har deltaget, deltager eller skal deltage i et TRANSIT forløb. For at læse mere om TRANSIT besøg vores hjemmeside www.lgbt.dk . Vi behandler følgende oplysninger om deltagere i TRANSIT forløb: 

  • Almindelige kontaktoplysninger: Kontaktoplysninger som (valgt) fornavnmailadresse el. anden kontaktoplysning som telefonnummer, hvis deltageren ved TRANSIT forløbet ikke har mail. 
  • Følsomme personoplysninger, hvis deltageren selv giver udtryk for, at det kan præge vedkommendes forløb: Helbredsmæssige forhold, allergier og intolerancer ift. mad 
  • Mulige andre personoplysninger i forbindelse med deltagelse i TRANSIT forløb: alder, oplysninger om spisevaner, oplysninger om kontaktpersoner (såfremt deltageren selv opgiver oplysningerne), pronomen 
F.1 Formålene med at behandle oplysninger om deltagere ved et TRANSIT forløb er:
  • At sikre TRANSIT deltageres mulighed for deltagelse i forløbet ved at holde vedkommende opdateret med oplysninger om mødegange og øvelser i forbindelse med personens deltagelse 
  • At vi kan behandle TRANSIT deltageren med respekt og anerkendelse, ved at notere det valgte navn og pronomen, den enkelte måtte foretrække at kaldes (uafhængigt af personens CPR-registrerede navn og tildelte køn).  
  • At vi kan imødekomme vedkommendes helbredsmæssige tilstand og allergener i løbet af forløbet med henblik på at give et så godt forløb som muligt 
  • At kunne afrapportere til donorerne med anonymiseret data om deltagerne 
  • At kunne give deltageren ved et TRANSIT forløb adgang til interne systemer, for at sikre et trygt og sikkert chat og online møde miljø 
  • At kunne kommunikere om og invitere tidligere eller nuværende deltagere i et TRANSIT forløb til sociale arrangementer 
  • Da der kan være lange ventelister på deltagelse til TRANSIT forløb, er det nødvendigt for os at kunne opbevare og kontakte deltagere der står på ventelisten med opdateringer om forløbet samt sociale arrangementer for TRANSIT deltagere. 
F.2 Vi behandler personoplysninger om deltagere ved et TRANSIT forløb ud fra følgende hjemmel:
  • Da en deltager til TRANSIT forløbet selv tilmelder sig forløbet, er det nødvendigt for os at opbevare vedkommendes oplysninger for at kunne imødekomme vores aftale om personens aktive deltagelse 
  • Det er i vores legitime interesse at behandle TRANSIT deltagerens persondata med henblik på at kunne fuldføre en afrapportering af TRANSIT, hvor anonymiserede data fra deltagere vil indgå. 
  • For at kunne drive forløbet er det nødvendigt for os at kunne kontakte TRANSIT deltageren i den tid, vedkommende er tilknyttet forløbet 
  • Det kan være nødvendigt for os og deltagerens vitale sundhed, at vi har kendskab til eventuelle fysiske eller psykiske sårbarheder for at kunne behandle personen respektfuldt herefter 
  • Ud fra samtykke fra deltageren kan deltageren efter endt TRANSIT forløb forsat modtage invitationer og kommunikation om sociale arrangementer og forsat deltagelse på vores interne IT-system 
F.3 Vi sletter oplysninger om brugere efter følgende retningslinjer:
  • Vi sletter ikke-anonymiserede oplysninger senest et halvt år efter et endt TRANSIT forløb på nær TRANSIT deltagerens e-mailadresse, da vedkommende med den har mulighed for at deltage i en TRANSIT gruppe på vores intranet i Teams. Dette kræver deltagerens samtykke 
  • Vi sletter TRANSIT deltagerens mailadresse fra vores interne systemer, når vedkommende ikke længere ønsker at være en del af netværket. 
G. Oplysninger om besøgsværter

Vi definerer besøgsværter som de personer, der er en del af tilbuddet ”Besøgsvennerne”, hvor besøgsværtens rolle er at have en besøgsven på besøg. Du kan læse mere om besøgsvennerne på www.lgbt.dk . Vi behandler følgende oplysninger om besøgsværter 

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, mailadresse, telefonnummer 
  • Andre oplysninger om hverv i relation til foreningen: Alder, køn, rolle (besøgsvært), hvorvidt der er fundet en besøgsven til besøgsværten, præferencer ift. afstand fra bopæl 
  • Følsomme personoplysninger, hvis besøgsværten er interesseret i emnerne og giver samtykke til indsamlingen: Seksualitet, informationer om helbredsmæssige forhold 
G.1 Formålene med at behandle oplysninger om deltagere ved et besøgsværter er:
  • At finde en besøgsven til besøgsværten, ud fra de oplysninger som besøgsværten har givet 
  • At kunne kontakte besøgsværten med henblik på vedkommendes tilknytning til foreningen 
  • At kunne kvalitetssikre besøgsvennerne som tilbud til besøgsværter 
  • Vi anonymiserer besøgsværters data med henblik på afrapportering til donorer for besøgsvennerne og til ansøgning om ny funding af projektet 
G.2 Vi behandler personoplysninger om besøgsværter ud fra følgende hjemmel:
  • Det er ud fra en aftale, vi har med besøgsværten om at agere besøgsvært i vores initiativ ”besøgsvennerne”, i form af et spørgeskema der udfyldes af besøgsværten, hvor vi arbejder på at finde en besøgsven til besøgsværten i vores netværk af besøgsvenner. Det er kun muligt for os med de oplysninger som besøgsværten giver til os gennem aftalen om at være besøgsvært.  
  • Det er i vores legitime interesse at kunne afrapportere på projektet med brug af anonymiseret data og at søge funding med anonymiseret data 
G.3 Vi sletter oplysninger om besøgsværter efter følgende retningslinjer:
  • Når der er fundet et match til besøgsværten, vil vi slette følsomme personoplysninger som omhandler seksualitet, helbredsmæssige forhold mv. Vi beholder dog kontaktoplysninger, så vi kan overholde aftalen med besøgsværten, der siger, at vi skal kunne kontakte besøgsværten 
  • Når besøgsværten ikke længere er interesseret i at være besøgsvært slettes alle oplysninger senest efter 3 måneder, da vi ønsker at give mulighed for at vedkommende kan give sin mening om tilbuddet til kende efter ophøret af vedkommendes rolle som besøgsvært 
  • Vi beholder anonymiserede data til afrapportering af projektet og til ansøgning om ny funding, så længe besøgsvennerne som initiativ eksisterer, og det er historisk relevant for foreningen. 
H. Oplysninger om besøgsvenner

Vi definerer besøgsvenner som frivillige, der er en del af tilbuddet ”Besøgsvenner”, som tager ud og besøger en besøgsvært. Du kan se mere om besøgsvennerne på vores hjemmeside på www.lgbt.dk . Vi behandler følgende oplysninger om besøgsvenner: 

  • Da besøgsvenner opfattes som frivillige indsamles der samme oplysninger som under punkt: ”B. oplysninger om frivillige” og herudover:  
  • Andre oplysninger om hverv i relation til foreningen: køn, rolle (besøgsven), hvorvidt der er fundet en besøgsvært til besøgsvennen, præferencer ift. afstand fra bopæl 
  • Følsomme personoplysninger: Seksualitet, informationer om helbredsmæssige forhold 
H.1 Formålene med at behandle oplysninger om besøgsvenner er:
  • Det skrevne under punktet om frivillige medtages også her, da besøgsvenner er en form for frivillige i foreningen, derudover gælder følgende: 
  • At finde en besøgsvært til besøgsvennen ud fra de oplysninger vedkommende har givet 
  • At kunne kvalitetssikre besøgsvennerne som tilbud for besøgsvenner 
  • At bruge anonymiserede data med henblik på afrapportering til donorer for besøgsvennerne og til ansøgning om ny funding af projektet 
H.2 Vi behandler personoplysninger om besøgsvenner ud fra følgende hjemmel:
  • Det skrevne under punktet om frivillige medtages også her, da besøgsvenner er en form for frivillige i foreningen, derudover gælder følgende: 
  • Det er ud fra en aftale, vi har med besøgsvennen om at agere besøgsven i vores initiativ ”besøgsvennerne”, gennem et spørgeskema som vedkommende ansøger om at blive besøgsven igennem, hvor vi arbejder på at finde en besøgsvært til besøgsvennen i vores netværk af besøgsværter. Det er kun muligt for os med de oplysninger som besøgsvennen giver til os gennem aftalen om at være besøgsven. Såfremt der ikke findes et match med det samme, gemmes vedkommendes oplysninger indtil et sådan forefindes ud fra aftalen.  
  • Det er i vores legitime interesse at kunne afrapportere på projektet med brug af anonymiseret data og at søge funding med anonymiseret data 
H.3 Vi sletter oplysninger om besøgsvenner efter følgende retningslinjer:
  • Det skrevne under punktet om frivillige medtages også her, da besøgsvenner er en form for frivillige i foreningen, derudover gælder følgende: 
  • Når der er fundet et match til besøgsvennen, vil vi slette vedkommendes følsomme personoplysninger som omhandler seksualitet, helbredsmæssige forhold mv. Vi beholder dog personens kontaktoplysninger og de oplysninger, som er beskrevet under afsnittet om frivillige i foreningen 
  • Vi beholder anonymiserede data til afrapportering af projektet og til ansøgning om ny funding, så længe besøgsvennerne som initiativ eksisterer, og/eller det er historisk relevant for foreningen 
I. Partnere

Vi definerer partnere som personer, virksomheder eller andre organisationer, der ud fra deres erhverv eller professionelle kompetencer er interessante for vores politiske, sociale eller rådgivende arbejde. Vi behandler følgende oplysninger om partnere 

  • Almindelige kontaktoplysninger: Fornavn, efternavn, e-mailadresse og telefonnummer fra offentligt tilgængelige sider eller gennem mailkorrespondancer med partneren selv 
  • Mulige andre oplysninger: Vedkommendes erhvervsmæssige position og tilknytningsforhold/relevans til/for vores forening 
I.1 Formålene med at behandle oplysninger om partnere er:
  • At kunne kontakte partnere med henblik på samarbejder og spørgsmål i forbindelse med vedkommendes erhverv 
  • At kunne finde en passende partner at kontakte med en konkret henvendelse 
I.2 Vi behandler kun personoplysninger om partnere ud fra legitime interesser, som er:
  • At fremme LGBT+ personers trivsel, rettigheder og vilkår rådgivende, socialt og politisk, ved at have samarbejder med forskellige partnere og forholde os kritisk til partneres udtalelser i forbindelse med LGBT+ personers trivsel, rettigheder og vilkår 
I.3 Vi sletter oplysninger om brugere efter følgende retningslinjer:
  • Vi sletter partnerens kontaktoplysninger når vedkommendes erhverv ikke længere er interessant for vores formål (legitime interesse) 
  • Vi sletter en partners kontaktoplysninger, hvis vedkommende beder os om det 
J. Donorer

Vi definerer donorer som personer, virksomheder, fonde eller andre organisationer der bidrager økonomisk til vores formål og arbejde. Vi behandler følgende oplysninger om donorer: 

  • Almindelige kontaktoplysninger: Fornavn, efternavn, e-mailadresse og telefonnummer. Bankoplysninger og økonomiske forhold som muliggør donationen. Hvis der er tale om virksomheder eller fonde indsamler yderligere vi EAN-nummer og CVR-nummer. 
  • Følsomme oplysninger: Muligvis CPR-nummer, hvis donationen ønskes indberettet til SKAT 
  • Mulige andre oplysninger: Vedkommendes tilknytningsforhold til vores forening som muligvis falder under nogle af andre kategorier 
J.1 Formålene med at behandle oplysninger om donorer er:
  • At kunne modtage en donation fra donor og kunne indberette dette til SKAT  
  • At kunne behandle donationen i banken, økonomisystem og til budgettering 
  • At kunne oplyse om donationen til donoren selv 
J.2 Vi behandler personoplysninger om donorer ud fra følgende hjemmel:
  • Vi skal kunne påvise efter lov, hvorfra vi modtager funding 
  • Det er vores legitime interesse at kunne behandle donationer, der hjælper til foreningens formål 
  • Efter aftale med donor, hvoraf CPR-nummer indhentes til indberetning til SKAT 
  • Der er krav om at oplysninger som er relevante i forhold til revision fx udlæg gemmes og kan behandles i op til 5 år efter revisionen 
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende 
J.3 Vi sletter oplysninger om donorer efter følgende retningslinjer:
  • Vi opbevarer materiale som er relevante i forhold til revision, fx udlæg i op til 5 år efter revisionens afslutning også selvom vedkommende ikke er frivillig i foreningen længere 
  • Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på donorer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi for foreningen 
K. Modtagere af nyhedsmails/nyhedsbreve

Vi definerer modtagere af nyhedsmails/nyhedsbreve som personer der har oprettet sig til at modtage vores nyhedsbrev enten aktivt via hjemmesiden eller ved at tilhøre grupperne ”medlem” eller ”frivillig”. 

Vores nyhedsmails/nyhedsbreve fra LGBT+ Danmark udsendes via mailchimp, som vi har en gyldig databehandleraftale med. Vi bruger mailadresser fra medlemmer og andre der har givet os samtykke på at modtage vores nyhedsmail/breve. I mailchimp behandler vi følgende oplysninger 

  • Almindelige persondata: information om den enhed modtageren bruger og om deres aktivitet i vores nyhedsbrev: Hvorvidt brevet er åbnet, samt hvorvidt links i brevet er blevet klikket på. Derudover informationer om IP-adresseoperative system og browser ID  

Det er muligt at læse mere om indsamlingen af data fra mailchimp i deres privatlivspolitik.  

K.1 Formålene med at behandle oplysninger om modtagere af nyhedsmails er:
  • At kunne udsende nyhedsmails/breve til personer interesseret i vores arbejde 
  • At kunne forstå modtageres interesser for at kunne lave endnu bedre indhold 
K.2 Vi behandler personoplysninger om modtagere af nyhedsmails ud fra følgende hjemmel:

Hvis vedkommende samtidig med at være modtager af vores nyhedsmails også tilhører en af ovenstående kategorier, så er det disse afsnit, der er gældende som hjemmel. Følgende gælder personer som udelukkende er modtagere af vores nyhedsbrev/mail uden at være medlem, frivillig eller ansat:  

  • Ud fra en aftale med modtageren. Modtageren har selv signet op til vores nyhedsbrev/mail og det er derfor i vores interesse at oplyse vedkommende om vores arbejde 
K.3 Vi sletter oplysninger om modtagere af nyhedsmails efter følgende retningslinjer:
  • Når vedkommende ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbrev sletter vi alle kontaktinformationer vi måtte have på vedkommende, der bruges i forbindelse med udsendelse af nyhedsbrevet. Afmeldelse af nyhedsbrevet kan foregå enten ved at skrive til os eller ved at afmelde i bunden af sidst modtagne nyhedsbrev. 
  • Vi beholder data i anonymiseret form som kan bruges til statistik så længe det har historisk relevans for foreningen 

SAMTYKKE

r vi behandler oplysninger, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Det kan være nødvendigt for os at indhente samtykke i forbindelse med billeder og filmmateriale eller ved følsomme oplysninger. Vi gør altid vores bedste for udelukkende at behandle almindelige personoplysninger.  

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. 

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

VIDEREGIVELSE AF INFORMATIONER 

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke fx når cookies accepteres på vores hjemmeside (se afsnittet neden under kaldet ”cookie politik”). Vi videregiver udelukkende anonymiserede data i forbindelse med afrapportering af projekter og undersøgelser.  

Vi arbejder med følgende systemer og behandler personoplysninger ved hjælp af disse. Det er vigtigt for os at lægge vægt på, at vi har databehandler aftaler med alle pågældende firmaer hvor vores systemer må komme fraog vi forventer og arbejder aktivt med, at disse er opdaterede til enhver tids gældende lovgivning:  

  • Microsoft Office 365 
  • SurveyMonkey 
  • Mailchimp 
  • Economics 
  • Ibistic 

Vi benytter ovenstående tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål. 

Videregivelse af personoplysninger som navn og e-mail m.v. vil kun ske, hvis du giver samtykke til det. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger om en tilstrækkelig beskyttelse. 

Det er altid muligt at kontakte os med henblik på at se og læse vores databehandler aftaler med vores software leverandører.  

BESØGENDE PÅ HJEMMESIDEN 

Denne del af vores data- og privatlivspolitik omhandler specifikt brug af hjemmesiden lgbt.dk. Følgende tekst om hjemmesiden og brug af denne er ikke kategoriseret som de andre punkter. Følgende gælder for de som besøger hjemmesiden. Personer som besøger hjemmesiden kan meget muligt også tilhøre kategorier fra punkt 3 og samtidig være brugere af vores hjemmeside. Personer som besøger hjemmesiden er dog ikke nødvendigvis også en del af et af punkterne under punkt 3. Det er vigtigt for os at være gennemsigtige i forhold til vores brug af data, også når det handler om digitale brugere. 

Når personer besøger vores website indsamles der oplysninger via cookies om vedkommende såfremt vedkommende giver sit samtykke, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der vises på siden. Websitet anvender ”cookies”, der er en tekstfil, som gemmes på besøgendes computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.  

Hvis personen ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør vedkommende slette sine cookies og undlade videre brug af websitet. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem. Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering 

Hvis den besøgende sletter eller blokerer cookies vil annoncer kunne blive mindre relevante for vedkommende og optræde hyppigere. Vedkommende kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, personen ikke kan få adgang til. 

Websitet lgbt.dk indeholder cookies fra tredjeparter, der i varierende omfang kan omfatte: 

Domæne  Cookie (lifespan)  Beskrivelse 
Lgbt.dk  _ga – Google Analytics (2 år)  Used to distinguish visitors / Bruges til at genekende bruger-id 
Lgbt.dk  EUcookielaw (347 dage)  Used when visitors click OK for use of cookies / Bruges til at genkende om brugere har forholdt sig til cookies 
Lgbt.dk   cookie_consent_level (347 dage)  To check if the cookies are enabled on the browser to provide appropriate user experience to the users / Bruges til at checke om browseren understøtter cookies som er nødvendige for brugeroplevelsen af sitet 
Lgbt.dk  PHPSESSID (365 dage)  cookie responsible for handling sessions / cookie som holder styr på hvor længe brugeren har opholdt sig på sitet og hvor 
Lgbt.dk  _gid (2 dage)  Used to distinguish users. / Bruges til at genkende burger-id, der for nyligt (indenfor to døgn) har besøgt siden 
 

Siden bruger cookies relateret til Facebook, da siden linker til eller bruger indhold fra Facebook. Dem kan du læse mere om her: https://medium.com/@TechExpertise/facebook-cookies-analysis-e1cf6ffbdf8a 

 

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til en bestemt person. Når vedkommende benytter vores website indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis personen tilmelder sig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer sig som bruger eller abonnent, øvrig brug af services eller foretager køb via websitet. 

Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om den besøgendes computer, tablet eller mobiltelefon, vedkommendes IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider personen klikker på (interesser). I det omfang vedkommende selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, e-mail, adresse og betalingsoplysninger. Det vil typisk være i forbindelse med oprettelse af medlemsskab eller ved køb. 

Sikkerhed på hjemmesiden

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at alle personers oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. 

Formål med indsamling af data via hjemmesiden

Oplysningerne bruges til at identificere brugere og vise de annoncer, som vil have størst sandsynlighed for at være relevante for den besøgende, at registrere vedkommendes køb og betalinger, samt at kunne levere de services, personen har efterspurgt, som f.eks. at fremsende et nyhedsbrev. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold. 

Periode for opbevaring af data fra hjemmesiden

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes. 

Videregivelse af oplysninger indsamlet fra hjemmesiden

Data om en besøgendes brug af websitet, hvilke annoncer, personen modtager og evt. klikker på, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang disse oplysninger er kendt. Det er muligt at se hvilke tredjeparter, der er tale om, i afsnittet om ”Cookies” ovenfor. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering. 

Websitet ejes og publiceres af:
LGBT+ Danmark
Vestergade 18E, 1456 København K
Email: lgbt@lgbt.dk 

DINE RETTIGHEDER 

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder: 

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt) 
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret) 
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) 
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt) 
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring 
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet) 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger. 

REVISION AF DATA- OG PRIVATLIVSPOLITIKKEN 

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside www.lgbt.dk